De fleste foreninger har fortsatt et medlemskapår som følger kalenderåret. Fornyelser sendes ut rundt nyttår og varer ut året hvis kontingenten blir betalt. Men det er noen ulemper ved denne modellen.
I julestria er det mange andre ting å tenke på, og ikke minst går det mye penger til julegaver. Foreninger kvier seg derfor gjerne for å sende ut kontingentkravet i desember. Og etter nyttår er kassa tom og mange andre regninger skal betales, så januar er kanskje heller ikke så lurt. Dette er vanskelige vurderinger og ingen klar fasit.
Når fornyelsene først er sendt ut kommer alle henvendelsene fra medlemmer. Noen vil melde seg ut, andre vil endre medlemskapstype, bytte lokallag eller dele opp betalingen. I tillegg kommer alle andre typer spørsmål samtidig når medlemmene har mottatt fakturaen.
Det blir veldig mye jobb på en gang.Det er også rimelig å ha en eller annen type rabatt til dem som melder seg inn sent på året, kanskje halv pris etter 1. august og gratis medlemskap i innmeldingsåret etter 1. november.
Løsningen er å la medlemskapet gjelde ett år fra innmelding. Medlemssystemet sender automatisk ut fornyelsene, arbeidet spres jevnt gjennom året og man trenger ikke å gruble på rabatter. Det eneste man må huske på er å ha en fakturatekst som ikke inneholder årstall og der det står at fornyelsen gjelder ett år framover.
